A principal causa da falência de 42% das pequenas e micro empresas é pela falta de planejamento e pouca visão de mercado, segundo pesquisa desenvolvida pelo IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário). Entre outros problemas listados, 14,43% dedicaram o fracasso do negócio à complexidade de tecnologias de gestão disponíveis no mercado. Não é por acaso que a Controladoria nas empresas é dedicada a auxiliar nesses pontos.
Não é por acaso, também, que boa parte das empresas não possui uma área de Controladoria. Ou ao menos profissional dedicado à função.
Em uma pesquisa feita pelo Sebrae sobre as Causas Mortes de empresas em seus primeiros 5 anos de vida, mostra a falta de planejamento reaparece como principal causa do fechamento de portas. Na pesquisa foi identificado que as empresas não planejam o valor de lucro pretendido ou o valor de vendas necessárias.
No fim, boa parte dos problemas poderia ser evitado — ou drasticamente reduzido — com uma área de Controladoria nas empresas dedicada ao planejamento orçamentário.
Mas, afinal, o que é (e o que faz) uma área de Controladoria nas empresas?
O que é Controladoria?
Controladoria faz parte da área de Ciências Contábeis e é responsável pelo controle orçamentário e administrativo de uma empresa. Pode ser considerada uma evolução da Contabilidade, pois além das questões contábeis e econômicas, trabalha continuamente a administração da empresa como um todo.
A área pode ser vista diante de duas perspectivas segundo o livro Controladoria: Um Enfoque na Eficácia Organizacional. A primeira mostra a Controladoria como uma “área do conhecimento que se apropria de conceitos de outras ciências sociais (…) com o propósito de facilitar o controle da gestão empresarial”.
A segunda perspectiva lida a Controladoria como uma área administrativa que utiliza de diversos conhecimentos para apoiar e monitorar as outras áreas de uma empresa no processo de gestão organizacional. Neste caso, centraliza-se em um único setor a responsabilidade da geração de informações para o auxílio nas tomadas de decisões.
Numa visão mais global da área, o papel da Controladoria está em organizar e controlar a gestão econômica e administrativa. Tudo isso com o objetivo de alcançar suas metas e melhorar os resultados. Para isso, utiliza de conhecimentos científicos da área contábil e administrativa, ao mesmo tempo que trabalha ao lado dos gestores de todas as áreas na coleta de dados e informações para execução do Planejamento Orçamentário.
Cabe um paralelo com o Futebol. Em um time de alto desempenho, o Controller ou a área de Controladoria seria aquele “meio de campo matador”, responsável por fazer a conexão entre o estratégico e o tático, orquestrando a execução estratégica.
Controladoria Contábil x Controladoria Administrativa
Podemos dizer que existem dois tipo de Controladoria: a Contábil e a Administrativa.
Controladoria Contábil tem um papel na tomada de decisão pois dedica-se ao controle financeiro da empresa e de suas áreas. Isso é feito coletando dados e fornecendo informações para tomada de ações certeiras. É também sua função organizar o orçamento conforme o planejado por cada setor, adaptando e alinhando com o objetivo central da empresa.
Já a Controladoria Administrativa é semelhante a Contábil, mas possui um perfil mais plural em relação a empresa e suas áreas. É sua função preservar o bom funcionamento do negócio e administrar a relação das áreas entre si, também considerando seus planejamentos e o objetivo da empresa. É destinada à ela a função de coleta de informações que, conforme a Contábil, auxilia nos processos de tomada de decisão.
Por possuir uma relação próxima com a Administração, a Controladoria não demorou para deixar de ser estritamente Contábil. Na realidade, é comum encontrar materiais teóricos dizendo que as duas formas de Controladoria, a Contábil e a Administrativa, trabalham lado a lado e não devem ser separadas.
Por isso que, ao implementar uma área de Controladoria na sua empresa, você verá a necessidade do trabalho conjunto entre Contabilidade e Administração. E que, no fim, um único gestor será responsável pelas duas vertentes da área: o Controller.
Funções da Controladoria nas empresas
A Controladoria possui diversas funções que podem variar de empresa para empresa, dependendo do seu modelo de gestão e negócio. Contudo, algumas funções que são fundamentais e envolvem Administração e Contabilidade são:
Planejamento estratégico
O Planejamento Estratégico é centralizado na alta administração da empresa. Tem como missão organizar ações e metodologias a longo prazo para alcançar metas e objetivos da organização. Este planejamento considera fatores internos e externos (como análise SWOT). Quando falamos de fatores internos é quando entra a Controladoria.
No Planejamento Estratégico a Controladoria tem o propósito de fornecer informações referente à todas as áreas da empresa e da organização como um todo, com o objetivo de auxiliar nas tomadas de decisões em relação ao planejamento.
Planejamento operacional
O Planejamento Operacional é onde as coisas acontecem de fato. Essa etapa dedica-se à execução do que anteriormente foi planejado estrategicamente, conforme fatores internos e externos da empresa. Aqui é o momento de criar o Planejamento Orçamentário para cumprimentos das decisões estratégicas.
A Controladoria, nesta etapa, é responsável pelo Planejamento Orçamentário da empresa. Neste momento há o detalhamento da operação, onde se inclui expectativa de receitas, despesas e o faturamento esperado. Considerando sempre o que cada área precisa para alcançar o objetivo estabelecido a longo prazo.
Controle organizacional
Esse controle ocorre ao decorrer da execução do Planejamento Estratégico, mais especificamente na etapa operacional. O objetivo do controle organizacional é administrar e criar padrões de análise e acompanhamento das ações tomadas dentro da organização e que auxiliam no monitoramento da eficácia.
O papel da Controladoria, neste caso, é todo o controle organizacional. A área fica responsável por todo o controle desde a criação de métodos de acompanhamento até a análise de resultados. A Controladoria precisa responder perguntas como: o desempenho da empresa está conforme esperado?; as ações estratégicas estão sendo executadas?; os resultados realizados estão condizentes com o planejado?
Controle contábil e de custos
O controle contábil e de custos se encontra, normalmente, dentro do controle organizacional. No entanto, por conta da sua importância e relevância, decidi colocar como um ponto à parte. Isso porque é a partir do controle contábil e de custos que a Controladoria adquiri dados o suficiente para gerar informações econômicas que auxiliarão nas decisões na etapa de Planejamento Estratégico.
Cabe a Controladoria, portanto, coletar informações contábeis sobre o negócio e registrá-las. Ao lado que, em relação aos custos, a Controladoria tenha mapeado todos, pois auxiliarão em questões estratégicas. É papel da Controladoria assegurar o controle de custos por área para acompanhar eventual desalinhamento em relação ao desempenho esperado. Outras funções são:
- Parâmetros de controle de qualidade e monitoramento;
- Acompanhamento dos resultados e identificação de possíveis desvios;
- Simulação de cenários.
Como é a estrutura da Controladoria nas empresas?
Cada empresa pode adaptar a área de Controladoria e sua estrutura conforme necessidade. Contudo, é preciso entender a importância de uma área bem estruturada. Pois é a partir dessa estrutura organizacional que o gestor saberá suas funções, a quem responder e sua autoridade.
A Controladoria pode trabalhar em diversas vertentes dentro de uma empresa e, portanto, não há consenso referente à sua estrutura. Ela pode, por exemplo, servir como apoio estratégico à presidência, pode tomar uma posição decisiva e ao mesmo estratégica ou ser subordinada à área financeira da empresa.
É comum no Brasil que a Controladoria não seja uma área da alta administração dentro das empresas, por mais que seja decisiva nas tomadas de decisões trazendo dados importantes e informações que fazem diferença. Independente da estrutura, é certo que a área de Controladoria necessita de um gestor para ela, o chamado Controller.
Controller: o profissional à frente da Controladoria
Controller ou Controlador é o responsável por toda a área de Controladoria. É o gestor que, dependendo da estrutura, responde diretamente à alta administração ou especificamente ao Financeiro. Contudo, é o profissional que conduz os planejamentos necessários: ou seja, é sua função gerir o Orçamento Empresarial.
Entre suas funções estão:
- Extrair e consolidar informações das outras áreas da empresa;
- Construir o Planejamento Orçamentário;
- Controle administrativo global da organização;
- Relatórios de desempenho para tomadas de decisões administrativas e contábeis;
- Acompanhar o planejado x realizado conforme o objetivo da empresa;
- Montar simulações de cenários.
O Controller tem em sua responsabilidade todo controle orçamentário, planejamento, estrutura de dados e informação para tomadas de decisão. A área, assim como o Controller, trabalha continuamente ao lado da diretoria e de outras áreas, seja auxiliando com informações relevantes nas decisões estratégias ou coletando dados para construção do Planejamento Orçamentário.
Importância da Controladoria nas empresas
A Controladoria é importante porque otimiza o processo decisório da diretoria, tornando a gestão e planejamento estratégico mais ágil e eficiente. Torna ágil, também, o processo organizacional da empresa, coletando informações que auxiliam gestores em seus planejamentos e no alcance do objetivo da empresa.
Portanto, o objetivo da Controladoria, no fim, nada mais é que auxiliar que todas as áreas tenham um bom desempenho na direção correta para alcançar o objetivo econômico-financeiro definido pela empresa. É, também, o centro de dados e informações seguras e precisas referente ao negócio.
Ao mesmo tempo, controla os custos, gastos e investimentos para garantir que nada saia do planejado. Além disso, é importante (e essencial) no monitoramento e acompanhamento dos resultados, prezando pelo alcance da meta principal e integração das áreas.
A Controladoria é uma garantia de que a empresa está no caminho certo para seu objetivo, otimizando resultados, sendo eficiente e tendo um bom desempenho de todas as áreas de forma administrativa e econômica. Um trabalho bem feito da Controladoria é quando a área consegue construir uma boa estrutura organizacional, com critérios eficazes de controle e qualidade.
Também é uma fonte rica de informações sobre a empresa e suas áreas, sendo capaz de montar o Planejamento Orçamentário ideal para a empresa, considerando as necessidades da área e objetivo central.
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